【秘书处】会议制度和退出机制增加条款

会议制度

一、全体大会

1、每个月第一个周六由秘书处召开cta全体会议；

2、参会人员为全体成员，连续缺席三次全体会议视为自动离职，一个季度内，理事会应至少参加一次全体会议；

3、会议主持人与记录人由秘书处成员担任，会议结束须按《内部工作区使用规范》将会议纪要上传内部工作区，并将会议纪要通过邮件方式发送给全体成员;

4、会议通知由会议主持人将会议提纲下发各部主管官方邮箱及其他通讯媒介，部门主管自行通知内部成员并统计可到会人数；

5、各部门主管需于会议开始前至少6小时，将各部门工作情况及参会人员情况发至会议主持人和会议记录人处；

6、参会人员需于会议开始前至少10分钟进入会议室所在部门子频道，由部门负责人组织试麦及会前准备工作，于会前3分钟统一进入主会议室；

7、会议主要流程：各部门汇报——巡察组工作报告——问题汇总——公益分享

     ①部门汇报：自下而上，各部门——秘书处——理事会（如有出席）。由部门主管代表本部门做工作汇报，汇报内容仅为本部门工作情况及人员变动，时间控制在5分钟内，部门日常工作疑问及异议统一在联席会议处理；

     ②巡察组工作报告：巡察组工作报告结束后，巡察组不接受会议现场的任何解释与问询，如有疑问以邮件沟通为主。

     ③问题汇总：此项环节，为收集问题，如相关负责人能当面回应，则在收集结束后，当面回应；如不能及时回应，则记录在案交由部长联席会议处理，在下一次部长联系会议期间必须将所列问题予以回应，并发布全体邮件。此环节无讨论流程。

     ④公益分享：各与会成员根据自身情况自由选择题材内容，与全体成员分享。大家可自由交流。

二、部长联席会议

1、每个月月中及月末由秘书处召开联席会议；

2、参会人员为秘书处，各部门负责人，会议视实际情况决定是否邀请理事会参与。

3、会议主持人与记录人视会议内容决定由秘书处助理或秘书处成员担任，会议结束三日内会议纪要随会议录音发送给应参会人员，并抄送给理事会；会议结束须按《内部工作区使用规范》将会议纪要上传内部工作区。

4、会议通知由会议主持人根据会议安排直接下发所有应参会成员官方邮箱或其他通讯媒介；

5、会议主持人需至少提前3日将会议大纲发送给各需参会成员；

6、各参会人员需于会议开始前至少12小时确定是否与会，若不出席，须根据会议大纲给出相应意见或答复。

7、参会人员需于会议开始前至少10分钟进入会议室，统一试麦做会前准备工作。

8、会议主要内容：各部门汇报、议题讨论与解决、其他事务

      ①部门汇报：自下而上，各部门——秘书处。汇报内容包括部门工作情况，人员变动及工作中无法解决的问题。

     ②议      题：针对各部门出现的特殊情况、无法解决的问题，或想法，需共同探讨交流，可提出解决。

     ③其他事务：其他要求部长联席会议处理事务，如规范修订指导规范所述事务或其他理事会临时安排事务。

三、部门内部会议

1、部门由部门内部全体成员参加，由部门主管根据自身实际情况安排，但每个月至少一次。
2、内部会议召开前2天必须通知巡察组成员和秘书处委员会，秘书处委员会根据情况参加，巡察组会不定时抽查。

关于会议制度退出机制增加条款说明

1、cta成员请假都不可超过两个月，超过者视为自动离职。

2、无论是否请假，每个月全体例会都应到会，不能到会者必须专门请假。

3、无论何种原因，连续缺席三次全体会议者，视为自动离职。

4、除长期请假外，连续缺席三次部门内部例会者，视为自动离职。

5、部门内部例会人数情况由到会的秘书处人员记录。

6、每月全体大会前秘书处整理出相应名单后并做出相应处理备案后，提交理事会巡察组。

注：请假需在主管处请假，各主管需在成员请假后提交秘书处人力资源总监处备案，请超过15天需要在人力资源总监管处请假并销假。

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